Como Criar sua Biblioteca de SOPs: O Sistema que Substitui Explicação por Execução

🎯 Como Criar sua Biblioteca de SOPs: O QUE VOCÊ VAI MONTAR?

✅ Um repositório central de SOPs (Standard Operating Procedures)
✅ Playbooks prontos pra conteúdo, tráfego, atendimento, vendas, etc
✅ Estrutura visual que QUALQUER PESSOA segue sem depender de você
✅ Sistema que economiza 5h por semana só de “reexplicar tarefas”

🧠 O QUE É UM SOP (de verdade):

“SOP não é uma lista de tarefas.

É um passo a passo operacional com contexto, padrão e entrega esperada.”

Um SOP de qualidade tem:

1. O que é pra fazer
2. Como fazer
3. Em quanto tempo
4. Como saber se tá certo
5. O que fazer se der errado

📦 CENÁRIO EXEMPLO:

🟩 Você grava vídeos toda semana
🟥 Mas toda vez precisa explicar pro editor:
→ “Onde tá a pasta?”
→ “Qual vai pro Reels e qual vai pro YouTube?”
→ “Qual é o formato certo?”
→ “Quando tem que entregar?”

Agora imagina se ele tivesse UM LINK com:

📁 Vídeo de referência
🧾 Checklist
⏳ Prazo
📏 Padrão de qualidade
🎯 Resultado esperado

💥 A tarefa acontece sem ruído, sem retrabalho, sem stress.

🧰 FERRAMENTAS SUGERIDAS:

✅ Notion — leve, visual, linkável
✅ Google Docs — fácil de compartilhar, imprimir, versionar
✅ Trello ou ClickUp — se quiser conectar tarefa + SOP
✅ Loom — pra gravar SOP em vídeo
✅ Google Drive — pra guardar arquivos de suporte (modelos, templates, referências)

🧱 ESTRUTURA DE UM SOP MESTRE:

Use essa estrutura padrão pra todos os seus documentos:

1. TÍTULO CLARO + CÓDIGO DE ÁREA

Exemplo: [CONT.001] — Publicação de Reels com CTA na Bio

2. OBJETIVO DO PROCESSO

Publicar 1 vídeo no Reels com CTA posicionado e copy otimizada, toda terça às 14h.

3. RESPONSÁVEL

Editor de vídeo / Social Media
Backup: Você

4. MATERIAIS NECESSÁRIOS

• Vídeo gravado
• Thumbnail (opcional)
• Legenda com CTA
• Link da VSL na bio (verificação)

5. PASSO A PASSO

1. Baixar vídeo da pasta compartilhada: /Drive/Conteúdo Semanal
2. Abrir FeedHive (ou agendador usado)
3. Subir vídeo com título: Reels_2025_05_27_PromessaX
4. Inserir legenda padrão + CTA: “Link na bio pra ver a estrutura completa”
5. Agendar para terça-feira 14h
6. Verificar se link da bio está ativo
7. Marcar como “concluído” no Trello

6. PADRÃO DE QUALIDADE

✅ Vídeo tem legenda ativada
✅ Começa com gancho (dor real)
✅ CTA no final ou na legenda
✅ Thumbnail sem excesso de texto
✅ Publicado no horário certo

7. POSSÍVEIS ERROS E COMO CORRIGIR

• ❌ Link quebrado na bio → verificar Feedlink
• ❌ Thumbnail errada → usar Canva base padrão
• ❌ Vídeo errado → checar nome do arquivo com a data

8. CHECKLIST FINAL

• Vídeo publicado com CTA
• Legenda OK
• Link verificado
• Print tirado e salvo na pasta: “Posts Publicados”

9. ÚLTIMA ATUALIZAÇÃO

Atualizado em 23/05/2025
Link do vídeo explicativo: [Loom]

🎯 SUA BIBLIOTECA INICIAL DE SOPs DEVE TER:

📌 Cada SOP deve ter: nome, código, descrição, passo a passo, responsável, prazo e padrão.

🔄 COMO MONTAR SUA BIBLIOTECA:

1. Crie um banco no Notion: “SOPs SitePro”
2. Crie colunas:
   • Código
   • Nome
   • Área
   • Link para o SOP
   • Status (ativo, revisando, desatualizado)
   • Última revisão
3. Linke tudo com Trello, Drive ou ClickUp
4. Atualize 1 SOP por semana

📌 Comece com o processo MAIS RECORRENTE
📌 Depois com o MAIS CAÓTICO
📌 Depois com o MAIS LUCRATIVO

“Quando você tem SOP…
Você pode contratar alguém hoje.
E ele produzir amanhã.
Sem te perguntar nada.”

“Sem SOP, você treina na garganta e corrige no estresse.

Com SOP, você delega e dorme tranquilo.”

Na Parte 2, você vai montar os 3 primeiros SOPs reais e prontos pra usar
— com estrutura padrão, aplicação direta e linkável.

💻 Seus 3 Primeiros SOPs Prontos: Conteúdo, Atendimento e Tráfego

🧱 SOP 1 — Publicação de Reels com CTA para a Bio

Código: CONT.001
Área: Conteúdo
Responsável: Social Media ou você
Objetivo: Publicar 2 Reels por semana com CTA ativo e copy estruturada

📥 Materiais necessários:

• Vídeo gravado e revisado
• Legenda (template padrão)
• Link ativo na bio (Feedlink, Beacons, Linktree)

🛠 Passo a passo:

1. Baixar vídeo de /Drive/ConteúdoSemanal
2. Abrir FeedHive ou agendador
3. Subir vídeo
4. Inserir legenda com CTA: “Descubra o modelo que gera vendas com 1 vídeo por semana. Link na bio.”
5. Selecionar horário padrão (terça e quinta, 14h)
6. Agendar e verificar prévia

✅ Padrão de qualidade:

• Vídeo tem legenda
• Começa com gancho (dor real)
• CTA verbal + legenda
• Título não genérico
• Thumbnail não poluída

⛔️ Erros comuns:

• Legenda ausente
• Link quebrado
• Publicado fora de hora

📎 Checklist final:

• Vídeo agendado
• Link testado
• Print salvo na pasta “Publicados”

🧱 SOP 2 — Atendimento via WhatsApp Pós-Pagamento

Código: ATD.001
Área: Suporte
Responsável: Assistente ou você
Objetivo: Garantir onboarding eficiente, acolhimento e instruções claras

📥 Materiais necessários:

• Acesso ao WhatsApp Web
• Template de boas-vindas
• Link de acesso ao produto ou grupo

🛠 Passo a passo:

1. Verificar planilha ou notificação de nova compra
2. Esperar 10 minutos após confirmação
3. Enviar a mensagem:

“Oi [Nome]!
Aqui é do SitePro.
Vi que você garantiu o [Nome do Produto].

Aqui está seu acesso: [link]

Qualquer dúvida, me chama aqui mesmo. Seja bem-vindo 👊”

4. Marcar cliente como “Atendido” na planilha
5. Atualizar tag se usar CRM

✅ Padrão de qualidade:

• Mensagem enviada até 30min da compra
• Nome personalizado
• Link funcional
• Tom leve, humano

⛔️ Erros comuns:

• Nome errado
• Link quebrado
• Mensagem fria/corporativa

📎 Checklist final:

• Mensagem enviada
• Cliente marcado como atendido
• Resposta recebida confirmando acesso

🧱 SOP 3 — Subida de Criativo Invisível para Tráfego Pago

Código: TRF.001
Área: Tráfego Pago
Responsável: Você ou gestor de tráfego
Objetivo: Subir criativo de conteúdo nativo com gatilho de curiosidade

📥 Materiais necessários:

• Criativo em MP4
• Texto de legenda (copy leve)
• Link de destino (VSL, página de conteúdo, etc)
• Segmentação salva (público quente, lookalike, etc)

🛠 Passo a passo:

1. Acessar o Gerenciador de Anúncios
2. Selecionar campanha: “Funil Low-Ticket | Criativo Invisível”
3. Criar novo conjunto de anúncio
4. Nomear: CRIATIVO_RAIZ_2025_05_28
5. Subir o vídeo
6. Inserir copy:

“Ela gravou 1 vídeo com esse modelo.
276 seguidores.
7 vendas em 10 dias.

Quer ver como? Link no perfil.”

7. Escolher posicionamento automático
8. Link de destino: página VSL ou Instagram
9. Orçamento: R$20/dia
10. Revisar + Publicar

✅ Padrão de qualidade:

• Vídeo nativo, humano, sem vinheta
• Copy com dor + curiosidade
• Link funcional
• Segmentação correta
• Nome da campanha padronizado

⛔️ Erros comuns:

• Copy com linguagem publicitária
• Link levando pra home genérica
• Segmentação errada (lookalike sobreposto)

📎 Checklist final:

• Criativo publicado
• CPC abaixo de R$1,50 nas primeiras 24h
• Engajamento inicial validado
• Print salvo na pasta “Ads Rodando”

📚 COMO ORGANIZAR OS 3 SOPs

1. Crie um banco no Notion chamado: SOP - SitePro
2. Crie colunas: Código | Nome | Área | Link para documento | Última revisão
3. Adicione tags: Ativo, Revisar, Desatualizado
4. Atualize a cada 30 dias ou quando houver mudança no processo

**SOP É MEMÓRIA EXTERNA.

É COMO ESCALAR SEM REPETIR.**

“Agora vamos organizar o campo onde o dinheiro realmente acontece:

📧 E-mails que convertem
💬 Comunidades que aquecem
🗓️ Conteúdos que giram sozinhos”

Na parte 3, você vai estruturar mais 3 SOPs cruciais pra sua operação escalar com controle e leveza.

💻 SOPs Avançados: E-mail, Grupo e Agendamento de Conteúdo que Gira Sozinho

🧱 SOP 4 — Envio de E-mail com Oferta Camuflada

Código: EMAIL.001
Área: Vendas
Responsável: Você (ou copywriter)
Objetivo: Escrever e disparar 1 e-mail por semana com valor + micro-oferta

📥 Materiais necessários:

• Título com gancho (dor, curiosidade ou prova)
• Corpo do e-mail com história, reframe ou mini case
• CTA leve: VSL, página de produto, comunidade, etc
• Plataforma (MailerLite, ConvertKit, Loops)

🛠 Passo a passo:

1. Acessar plataforma de e-mail
2. Criar nova campanha com nome: OFERTA_SEMANAL_2025_05_30
3. Escrever o e-mail com a estrutura:
   • Introdução com dor ou situação
   • Explicação ou bastidor real
   • Gatilho de identificação
   • CTA disfarçada: “Se quiser ver como ela fez, o link tá aqui.”
4. Inserir link com rastreamento UTM (ex: ?src=email5)
5. Agendar para envio terça às 11h
6. Checar visualização mobile + testes de spam
7. Testar clique, tags e fluxo

✅ Padrão de qualidade:

• Título claro e não clickbait
• Fala natural, sem jargão
• CTA suave embutida
• Link funcional e com rastreio
• Texto com parágrafos curtos e legibilidade alta

⛔️ Erros comuns:

• E-mail corporativo demais
• CTA “se quiser comprar” forçada
• Link quebrado ou sem UTM

📎 Checklist final:

• E-mail agendado
• Link testado
• Print arquivado em “Campanhas Enviadas”
• Estatística de abertura + clique monitorada

🧱 SOP 5 — Onboarding em Grupo Fechado (WhatsApp ou Telegram)

Código: GRP.001
Área: Comunidade / Suporte
Responsável: Você ou Assistente
Objetivo: Garantir entrada correta, ambientação e engajamento inicial

📥 Materiais necessários:

• Link do grupo com acesso limitado
• Mensagem de boas-vindas padrão
• Checklist de integração
• Canal fixado com links úteis (Google Doc, Drive, aula, VSL)

🛠 Passo a passo:

1. Após confirmação de pagamento, enviar convite para o grupo
2. Monitorar entrada e salvar nome do participante (planilha)
3. Enviar mensagem de boas-vindas:

“Seja bem-vindo ao grupo fechado do [Produto]!

Aqui você vai receber insights, bastidores e links exclusivos.

Comece por aqui: [link]

E responde essa pergunta: Qual o maior desafio com [tema] hoje?”

4. Fixar mensagem com:
   • Orientações
   • Frequência de conteúdo
   • Regras básicas

✅ Padrão de qualidade:

• Lead entra com contexto
• Recebe instrução clara
• Participa com 1 resposta inicial
• Grupo tem fixado com link + promessa

⛔️ Erros comuns:

• Link vencido
• Boas-vindas genérica
• Grupo sem regra → vira bagunça

📎 Checklist final:

• Entrada registrada
• Resposta inicial recebida
• Link funcional testado
• Lead marcado como “ativo”

🧱 SOP 6 — Agendamento Semanal de Conteúdo com Feedback

Código: CONT.002
Área: Conteúdo
Responsável: Social Media
Objetivo: Garantir que todos os conteúdos da semana estejam prontos, agendados e otimizados

📥 Materiais necessários:

• 4 a 6 peças de conteúdo: Reels, Carrossel, Bastidor
• Legendas + CTA
• Thumb (opcional)
• FeedHive / Mlabs / Estúdio de Criação

🛠 Passo a passo:

1. Revisar pastas “Gravados” e “Criativos”
2. Organizar conteúdo da semana com rótulos:
   • Conteúdo raiz
   • Bastidor (prova social, microcase)
   • CTA leve
3. Abrir calendário de agendamento
4. Subir conteúdos com legenda e horário
5. Verificar alinhamento com temas da semana
6. Notificar você com print ou planilha

✅ Padrão de qualidade:

• Pelo menos 3 conteúdos agendados por semana
• Cada peça com título, CTA e link correto
• Thumb harmonizada
• Diversificação de formatos (não só Reels)

⛔️ Erros comuns:

• Só conteúdo informativo (sem CTA)
• Agendamento desorganizado (3 posts no mesmo dia)
• Thumb desalinhada com posicionamento

📎 Checklist final:

• Tudo agendado
• Reels com CTA na legenda
• Bastidor com prova real
• Notificado via Trello ou WhatsApp

📌 COMO ORGANIZAR ESSA FASE:

Crie uma nova tag no Notion: Avançado
Use visual de lista com colunas:

“Você pode ter mil ideias brilhantes…

Mas se ninguém sabe executar no seu lugar, você é o funcionário mais caro do seu próprio negócio.”

Ou… continua operando na sorte, na pressa e no “deixa que eu faço”.